أولا : قواعد عامة للنشر

• أ.  يجب أن يكون الإعلان منسجما مع أنظمة وسياسات الجامعة وكذلك الانظمة المعمول بها في المملكة العربية السعودية
• ب.  يجب أن تتلاءم مادة الاعلان مع قواعد الآداب العامة، مع مراعاة أن تكون الصور والكتابات في إطار الآداب الإسلامية، وأن تراعى قواعد اللغة  السليمة في نص الإعلان.
• ج.  ألا يحتوي الاعلان على أسلوب غير لائق بمكانة الجامعة من لهجة نابية أو متهجمة أو عنصرية أو مهددة سواء كان نصا أو صورة أو فكرة.
• د. يجب أن تشير جميع الروابط الموجودة بالإعلان إلى صفحة داخلية ضمن الموقع الإلكتروني للجهة المرسلة ثم ارفاق رابط الصفحة الداخلية ضمن الإعلان.
• هـ. عدم ارسال الاعلان أكثر من مرة في اليوم لنفس الفئة المستهدفة ويفضل تجميع الاعلانات ذات الطابع المشترك في إعلان بريدي واحد ويستثنى من ذلك حالات الضرورة.
• و. التنسيق مع ادارة العلاقات العامة عند الإعلان عن الفعاليات والمؤتمرات بالجامعة.
• ز. لرسائل التهاني والمناسبات العامة مثل: (شهر رمضان ، عيد الفطر ، عيد الأضحى ، اليوم الوطني... بداية الفصل الدراسي ...الخ ) سيتم اعتماد رسالة واحدة فقط باسم الجهة  باستثناء قيادات الإدارة العليا للجامعة.
• ح. سيتم قبول ارسال الاعلان فقط للفئة المستهدفة من منسوبي الجامعة و المستفيدة من الإعلان.

ثانيا: شروط النشر

• أ.  في حال استخدام استمارات إلكترونية ضمن نص الاعلان يجب مراعاة التالي:  
  • الاستبيانات البحثية الخاصة بطلاب الدراسات العليا ترسل من قبل عمادة الدراسات العليا.
  • الاستبيانات البحثية الخاصة بأعضاء هيئة التدريس ترسل من قبل عمادة البحث العلمي
  • الاستبيانات الخاصة بقياس مستوى وجودة الخدمات الخاصة بقطاعات الجامعة ترسل من قبل عمادة الجودة والاعتماد الأكاديمي
• ب.  في حال الإشارة لعناوين للتواصل واستقبال الاستفسارات يجب استخدام البريد الالكتروني الرسمي الجامعي وعناوين التواصل الرسمية للجهة  .
• ج.  أن تؤدي جميع الروابط المستخدمة بالإعلان الى صفحات ضمن نطاق الجامعة مع التأكد من أن جميع الروابط تعمل بشكل صحيح
• د. ألا يحتوي الإعلان على أي نشاطات غير مصرح بها مثل جمع التبرعات والحملات الترويجية وطلب رسوم مالية...الخ  ماعد الجهات المخول لها ذلك حسب سياسة الجامعة مثل الوقف العلمي .. الخ)
• هـ.  أن يكون الإعلان باللغة العربية حيث أنها هي اللغة الرسمية المعتمدة في كتابة الاعلانات وفي حال الحاجة للغة أخرى يتم تضمينها مع اللغة العربية
  

ثالثا: الشروط الفنية لمادة الاعلان 

• أ.  تضمين شعار الجامعة الرسمي في أعلى الإعلان ، كما يمكن اضافة شعار الجهة فقط في الجزء العلوي  ويمكن تحميل شعار الجامعة من خلال الرابط التالي ( شعار الجامعة)
• ب.  في حال ادراج شعارات أخرى ذات صلة بمحتوى الإعلان يجب أن تضمن في الجزء السفلي من الاعلان
• ج.  تنسيق العناوين والمحاور الأساسية والجداول بلون غامق Bold.
• د.  أن تكون الصور الفوتوغرافية رسمية والأشكال والرسوم التوضيحية  بدرجة وضوح عالية جدا.
  
• هـ. تنسيق الصور المدرجة ضمن محتوى الإعلان بحيث لا يزيد عرض الصورة عن 800 بيكسل وحجمها عن  498.05 KB
  

رابعا: إجراءات النشر

نشر الاعلانات من خلال البريد الإلكتروني تمر بعدة مراحل :

• مرحلة الإدخال : يتم إدخال الإعلان في نظام مارز من قبل مسؤول الموقع الإلكتروني للجهة أو من لديه الصلاحية ومن ثم الاقرار بتطبيق كافة الشروط والتعليمات الواردة في هذه السياسة.
• مرحلة التدقيق والمراجعة: بعد الإدخال من قبل مسؤول الموقع الإلكتروني يتم مراجعة جميع الإعلانات من قبل عمادة تقنية المعلومات حيث يتم التحقق من تطبيق كافة القواعد والشروط وبعدها إما يتم قبول أو رفض الإعلان مع ذكر أسباب الرفض.
• مرحلة النشر: نشر الاعلانات وإرسالها الى جميع الفئات المستهدفة من خلال البريد الإلكتروني.