القواعد المنظمة لنشر الإعلانات من خلال البريد الإلكتروني للجهات الرسمية

أولا : قواعد عامة للنشر

• أ. أن يكون الإعلان منسجمًا مع أنظمة وسياسات الجامعة وكذلك الانظمة المعمول بها في المملكة العربية السعودية.
• ب. أن تتلاءم مادة الإعلان مع قواعد الآداب العامة، مع مراعاة أن تكون الصور والكتابات في إطار الآداب الإسلامية، وأن تراعى قواعد اللغة السليمة في نص الإعلان.
• ج. ألا يحتوي الإعلان على أسلوب غير لائق بمكانة الجامعة من لهجة نابية، أو متهجمة أو عنصرية أو مهددة سواء كان نصا أو صورة أو فكرة.
• د.أ ن تشير جميع الروابط الموجودة بالإعلان إلى صفحة داخلية ضمن الموقع الإلكتروني للجهة المرسلة مع إرفاق رابط الصفحة الداخلية ضمن الإعلان.
• هـ. عدم إرسال الإعلان أكثر من مرة في اليوم لنفس الفئة المستهدفة ويفضل جمع الإعلانات ذات الطابع المشترك في إعلان بريدي واحد ويستثنى من ذلك حالات الضرورة.
• و. التنسيق مع مركز الاتصال المؤسسي عند الإعلان عن الفعاليات والمؤتمرات بالجامعة.
• ز. إرسال التهاني والمناسبات العامة يكتفى بتهنئة الجامعة الرسمية الصادرة من مركز الاتصال المؤسسي.
• ح. يُقبل إرسال الإعلان فقط للفئة المستهدفة من منسوبي الجامعة والمستفيدة من الإعلان.

ثانيا: شروط النشر

• أ. في حال استخدام استمارات إلكترونية ضمن نص الاعلان يجب مراعاة التالي:  
  • الاستبيانات البحثية الخاصة بطلاب الدراسات العليا تُرسل من قبل عمادة الدراسات العليا.
  • الاستبيانات البحثية الخاصة بأعضاء هيئة التدريس تُرسل من قبل عمادة البحث العلمي.
  • الاستبيانات الخاصة بقياس مستوى وجودة الخدمات الخاصة بقطاعات الجامعة تُرسل من قبل عمادة الجودة والاعتماد الأكاديمي.
• ب. في حال الإشارة إلى عناوين للتواصل واستقبال الاستفسارات يجب استخدام البريد الإلكتروني الرسمي الجامعي وعناوين التواصل الرسمية للجهة.
• ج. أن تؤدي جميع الروابط المستخدمة في الإعلان إلى صفحات ضمن نطاق الجامعة مع التأكد من أن جميع الروابط تعمل بشكل صحيح.
• د. في حال الرغبة باختصار الرابط يتم استخدام الأداة التالية: https://kau.sa/Admin/ShortenURLs
• هـ. ألا يحتوي الإعلان على أي نشاطات غير مصرح بها مثل جمع التبرعات والحملات الترويجية وطلب رسوم مالية...الخ.
  
• و. أن يكون الإعلان باللغة العربية حيث إنها هي اللغة الرسمية المعتمدة في كتابة الاعلانات وفي حال الحاجة للغة أخرى يتم تضمينها مع اللغة العربية.
  

ثالثا: الشروط الفنية لمادة الاعلان 

• أ. تضمين شعار الجامعة الرسمي فقط في أعلى الإعلان، وتوضيح اسم الجهة الداخلية المنظمة نصاً، كم يجب إفادة مركز الاتصال المؤسسي بالموافقات الرسمية في حال وجود شعارات لجهات خارجية، ويمكن تحميل شعار الجامعة من خلال الرابط التالي ( شعار الجامعة)
• ب. في حال إدراج شعارات أخرى ذات صلة بمحتوى الإعلان يجب أن تكون في الجزء السفلي من الإعلان.
• ج. تنسيق العناوين والمحاور الأساسية والجداول بلون غامق Bold.
• د. أن تكون الصور الفوتوغرافية رسمية والأشكال والرسوم التوضيحية بدرجة وضوح عالية جدا.
  
• هـ. عند تضمين رمز استجابة سريعة (QR) في الإعلان يجب كتابة عنوان الرابط الإلكتروني أسفل رمز الاستجابة.
  
• و. ألا يزيد عرض الصورة المُدرجة في الإعلان عن 800 بيكسل، ولا يزيد حجمها عن 498.05 KB.
  

رابعا: إجراءات النشر

نشر الإعلانات من خلال البريد الإلكتروني تمر بعدة مراحل :

• مرحلة الإدخال : يتم إدخال الإعلان في نظام مارز من قبل مسؤول الموقع الإلكتروني للجهة أو من لديه الصلاحية ومن ثم الاقرار بتطبيق كافة الشروط والتعليمات الواردة في هذه السياسة.
• مرحلة التدقيق والمراجعة: بعد الإدخال من قبل مسؤول الموقع الإلكتروني يتم مراجعة جميع الإعلانات من قبل مركز الاتصال المؤسسي حيث يتم التحقق من تطبيق كافة القواعد والشروط ثم قبول أو رفض الإعلان مع ذكر أسباب الرفض.
• مرحلة النشر: : نشر الإعلانات وإرسالها إلى جميع الفئات المستهدفة من خلال البريد الإلكتروني.